Un poco del sector Social SJ

(II) Entidades del sector Social SJ en Catalunya

Un poco del sector Social SJ

(III) Principales líneas de actuación en Catalunya

• Apoyo socioeducativo a menores, adolescentes y jóvenes en riesgo social y actividades educativas en el tiempo libre
• Atención social, psicológica y asesoría jurídica a población vulnerable
• Formación laboral a población vulnerable y en proceso de búsqueda de trabajo
• Acogida sociolingüítica a población immigrante
• Acompañamiento a personas internas en Centros de Internamiento de Extranjeros
• Banco de alimentos
• Reflexión social

De la dispersión a la centralización de los datos

Caso típico (I)

"Organización pequeña que va creciendo progresivamente incrementando a su vez la complejidad de su gestión como también la base de personas atendidas"

• Un amigo de la organización creó una base de datos personalizada para la gestión de los beneficiarios de la entidad.
• Necesitamos guardar a partir de ahora la edad de los beneficiarios. El que creó la base de datos a desaparecido y no sabemos como hacerlo.

De la dispersión a la centralización de los datos

Caso típico (II)

"Organización pequeña que va creciendo progresivamente incrementando a su vez la complejidad de su gestión como también la base de personas atendidas"

• Cada programa del centro tiene los datos de su red de contactos en una hoja de cálculo distinta.
• Estamos a punto de lanzar una campaña para recoger fondos para unos campamentos de verano y tendremos que abrir la hoja de cálculo de cada programa del centro, mezclar los contactos y vigilar que no hayan duplicados.

De la dispersión a la centralización de los datos

Caso típico (III)

"Organización pequeña que va creciendo progresivamente incrementando a su vez la complejidad de su gestión como también la base de personas atendidas"

• La responsable de voluntariado tiene un documento con todos los datos de los voluntarios.
• Se ha dado de baja un voluntario y nos iría bien hacer una llamada a los voluntarios que ya han pasado por el centro por si pueden cubrir esta plaza por el mes que queda. La responsable de voluntariado está de baja y no encontramos los datos de los voluntarios.

Cuando empieza a imperar el caos

Llega al rescate

Resultado

Apuesta estratégica por CiviCRM como herramienta de gestión en 5 de las 6 entidades del sector social SJ

El éxito de la implementación

O porque no cumplir la carta a los reyes magos

Adaptar al máximo los procesos de la organización a las capacidades de CiviCRM y NO que el CRM se tenga que adaptar a los procesos de la organización

Implementación módulo infancia

(I) Contactos

• Tipos de contacto persona: niño; adulto
• Tipos de contacto familia: unidad familiar y de convivencia
• Tipos de contacto organización: centro educativo

A cada tipo de contacto se le puede asignar uno o más conjuntos de campos personalizados.

Implementación módulo infancia

(II) Relaciones

• Relaciones familiares: un niño es hijo de un adulto; un adulto es miembro de una unidad familiar y de convivencia
• Relaciones escolares: un niño estudia en un centro educativo
• Otras relaciones: un niño es beneficiario de una beca concedida por una organización; un niño recibe atención de una organización

Las relaciones también pueden tener uno o más conjuntos de campos personalizados.

Implementación módulo infancia

(III) Actividades

• Actividades vinculadas a niños: registro de documentación; entrega de un cheque social; registro de resultados académicos
• Actividades vinculadas a adultos: registro de situación económica; registro de situación laboral

También! Las actividades pueden tener uno o más conjuntos de campos personalizados. Campos personalizados everywhere!

Implementación módulo infancia

(IV) Eventos

1. Creamos distintos tipos de eventos para los distintos programas de infancia del centro
2. Creamos un evento para cada grupo. Por lo general el evento se extiende a lo largo de un curso
3. Inscribimos a los niños como participantes del evento. Si es necesario podemos definir tarifas para el evento para registrar el pago de cuotas

Otras implementaciones

• Módulo banco de alimentos
• Módulo atención social
• Módulo voluntarios
• Módulo comunicación

Retos futuros

• Captación de fondos (socios, donantes, financiadores)
• Integración con la web
• Informes personalizados
• Inscripciones a cursos y autorizaciones
• Reportar, participar, colaborar y actualizar!

Dificultades

Técnicas y de gestión de proyecto

• Cierre de las características de la implementación y migración de datos inicial
• CiviCRM (ningún software) no es perfecto. Detección de bugs, algunos de solución con coste poco asumible para las organizaciones
• Gestión engorrosa de controles de acceso a los datos
• Reticencias iniciales de los usuarios (sobretodo perfiles con pocas habilidades con las TIC)

Logros

Técnicos y de gestión de proyecto

• Implementación prácticamente idéntica y sólida para las distintas organizaciones (suma de conocimiento y experiencias)
• Creación de sinergias entre entidades y unificación y estandarización de procesos comunes
• Ningún desarrollo a medida que pueda dificultar el mantenimiento y la actualización futura de la herramienta (puro CiviCRM)
• Increíble fortaleza de la comunidad CiviCRM: participación, foros, documentación, profesionales expertos, desarrollo y mantenimiento continuo del proyecto, etc.