Bones pràctiques i ús d’àlies de correu electrònic

Sense voler ara entrar en els detalls ni motius de fons, en el temps que porto gestionant els sistemes informàtics de diverses entitats he tendit a recomanar certes pràctiques a l’hora d’afrontar la gestió dels correus electrònics.

  • Establir un format homogeni per les adreces de correu electrònic: primera inicial del nom seguida del cognom o nom.cognoms solen funcionar bé (p.ex. fbassas o francesc.bassas). *
  • Utilitzar comptes nominals per a cada persona i àlies de correu als comptes personals que corresponguin per funcions, projectes o departaments. Només en comptats casos recomano l’ús de bústies de correu de comptes tipus voluntariat@, info@, etc. en general només quan aquesta bústia per les raons que siguin l’ha de gestionar més d’una persona.
  • Per poder aplicar el punt anterior és important no utilitzar el correu electrònic com a repositori d’informació, d’enllaços a documents, instruccions, contrasenyes (no cal dir-ho oi?), etc. Tot el que arriba per correu electrònic i mereix ser recordat o tingut en compte cal que ho classifiquem, desem o documentem correctament. D’aquesta manera podem estar tranquils de que quan una persona agafi una baixa, canvi les seves funcions o deixi l’entitat, únicament ens farà falta treure-li els seus àlies de correu i assignar-los a una altra persona.

* També amb ànim homogeneïtzador és bo establir el mateix nom d’usuari per a la resta de comptes que hagi d’utilitzar la persona dins l’entitat (comptes de CRM, web, servidor, accés als ordinadors, etc).

I encara diria més, el millor escenari per gestionar els diferents comptes d’usuaris passa pel que implementa una solució d’accés únic per a tots els serveis que utilitza l’entitat (LDAP o similars). D’aquesta manera centralitzem l’accés als diferents serveis en un únic nom d’usuari i contrasenya per persona guanyant en simplicitat de cara a l’usuari i en control i seguretat pel que fa a l’entitat.

Àlies d’ús genèric que pot necessitar una entitat

A continuació llisto una mostra d’alguns àlies més comuns que pot necessitar una entitat. Aquests són comptes que convé utilitzar quan ens donem d’alta a serveis de tercers i així evitem vincular-los a comptes personals.

  • info, hola – àlies “calaix de sastre” on poden arribar correus per exemple de formularis de contacte, respostes a butlletins, consultes variades, etc. Si la gestió d’aquesta bústia la pot fer un o més voluntaris pot ser un dels casos en el que pugui ser adequat tenir un compte de correu específic i no un àlies.
  • administracio – per tot allò relacionat amb temes com facturació, registres de comptes en línia de l’entitat, proveïdors, etc.
  • dades – per contacte amb temes vinculats amb la protecció de dades.
  • donants – per tot el referent a la captació de fons i la relació amb socis i donants de l’entitat.
  • comunicacio – per poder centralitzar aspectes relacionats amb la comunicació i gestió de les xarxes socials.
  • premsa – per tot el que passi per la relació amb els mitjans de comunicació.
  • voluntariat – àlies per a la gestió i centralització de tot el que té relació amb els diferents processos de voluntariat de l’entitat.

Altres àlies que poden ser convenients crear són aquells vinculats a programes, departaments o projectes específics de l’entitat.

A més a més d’aquestes adreces de correu llistades. Si l’entitat es comunica amb més d’una llengua pot ser convenient afegir àlies en diferents idiomes (p.ex. donants@, donantes@, donors@).

L’únic compte que no farem àlies és el d’administració vinculat a tot el que estigui relacionat amb sistemes informàtics especialment clau i sensible en termes de seguretat i privacitat de dades:

  • sistemes – compte amb bústia pròpia amb control sobre tots els permisos i serveis de l’entitat que centralitza qualsevol aspecte (per petit que sigui) relacionat amb la gestió i administració dels sistemes informàtics.

Ús d’àlies de correu electrònic dins d’un compte personal