Com optimitzar la gestió del correu electrònic

En el meu dia a dia treballo amb la suite de Google. A continuació, t’explico com faig ús de les etiquetes i filtres de Gmail per optimitzar la gestió del correu electrònic.


Molts hem après a utilitzar el correu electrònic amb la consigna d’endreçar els missatges en carpetes (etiquetes si parlem de Gmail) en funció del seu contingut, àmbit o importància.

Jo sempre aconsello deixar d’organitzar manualment qualsevol missatge. L’estalvi en clics i temps, compensarà de segur les poques vegades que caldrà cercar missatges concrets. I en cas de ser necessari es podran localitzar amb igual o major rapidesa amb l’ajuda del propi cercador del client de correu electrònic.

Etiquetes sí, però poques i automatitzades

Només en certs casos utilitzo etiquetes:

  1. Per agrupar missatges provinents d’altres comptes de correu electrònic o àlies
  2. Per agrupar tipus de correus que sé que poden requerir una atenció diferenciada dels correus electrònics habituals (tiquets de suport, gestió de donatius, correus provinents de formularis, etc.)

En tots aquests casos el que faig és crear un filtre per a cada etiqueta amb les següents característiques:

  • criteris de cerca corresponents, p.ex. “Per a:” hola@babu.cat
  • marcar “Omet de la safata d’entrada (Arxiva-ho)”
  • marcar “Aplica l’etiqueta: la que correspongui”, p.ex. hola@babu.cat
  • marcar “Aplica també el filtre a les converses coincidents”, útil per etiquetar tots els missatges que compleixin ja aquests criteris

Això fa que els nous missatges rebuts que compleixin uns criteris de cerca concrets es classifiquin automàticament dins la seva corresponent etiqueta, sense passar per la safata d’entrada. A cada etiqueta es veuran el número de missatges pendents de llegir.

Per no perdre’ls de vista, és imprescindible també aplicar una característica de les etiquetes que passa més desapercebuda i que permet amagar a la safata d’entrada totes aquelles etiquetes que no tinguin missatges pendents de llegir. D’aquesta manera, sempre es mostraran aquelles etiquetes que tenen missatges pendents de llegir, en comptes de fer-ho en l’ordre establert a la pàgina de configuració de les etiquetes.

Pàgina de configuració d'etiquetes des d'on es pot indicar si una etiqueta s'ha de mostrar només quan té missatges pendents de llegir

Nota al peu

Nota pels que utilitzeu les etiquetes per organitzar correus electrònics amb informació important com documentació, factures, contrasenyes o informació de projectes, entre d’altres. Penseu que un client de correu electrònic no s’hauria d’utilitzar com a base documental, gestor de contrasenyes, servidor o gestor de projectes. Quan arriben correus amb aquesta informació s’haurien de moure “al moment” a un lloc habilitat per a tal efecte, sigui un gestor de contrasenyes, una carpeta en el servidor o un document.

I no cal dir que tampoc val l’opció d’utilitzar els no llegits com a tasques pendents. Un missatge que no es pot respondre al moment cal deixar-lo com llegit i convertir-lo en tasca en el nostre gestor de tasques.

Optimitzar la gestió del correu electrònic també s’aconsegueix utilitzant l’eina amb la finalitat per la qual ha estat creada.

Leave a Reply

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *